公司规模无论大小，只要每天开门做生意，就离不了人与人的沟通。且不说公司与外部客户之间的沟通联系和信息传递，仅在公司内部，每天就有大量的信息需要沟通交流。每天，老板会接受到若干条信息，会思考若干个问题、做出若干条决策、给员工下达若干条指令、跟进工作的进展情况；下属员工之间也会互相交代若干个工作事务，交流若干条信息。
    　
　　不管是老板对下属，还是下属员工之间，信息交流必须准确及时、传递到位，工作效率才能得到良好的保证。可是，在实际的管理工作中（尤其是中小型公司的管理工作中），总是有大量沟通不到位、信息传递不到位的情况发生，文章来源华夏酒报经常会出现老板前面说，员工过后就给忘了的情况，或者同事之间的信息交流密度高，遗忘和记错的概率也高，导致工作效率下降，影响工作成效。
　　
　　这类事情在每家公司都有出现，导致了各式各样的问题和损失。作为老板，都曾为信息沟通不到位的事情头疼过。许多老板认为，这属于典型的工作态度问题，是因为员工自觉性不够，或是缺乏责任心，所以，在问题的解决上，多是加大惩罚力度，强调员工的责任心等等。
    　
　　不过，除了工作态度的因素之外，还有个很重要的原因，就是公司内部缺乏一套信息沟通确认的系统。只要是工作，都可以建立系统，在系统里制定流程标准。只有建立系统，才能量化，才能明确责任，保持良好的态度只能锦上添花而无法使工作量化，无法量化的东西，自然也就无法确保效能。
    　
　　那么，如何建立这套内部沟通和信息传递系统呢？

　　确立宗旨
    　
　　建立内部沟通和信息传递系统的目的就是把公司内部所有的沟通和信息传递工作规范起来，有标准，有流程，有制度，有记录，可追查，即便是处罚，也有明确的参考依据。

　　重点要素
    　
　　1．别拿脑袋记事情，所有的工作事务，哪怕只是突然想起来的一个思想闪光点，都得进行书面记录，并且是即刻记录，随身带个小本，想到什么马上记录下来。再小的事情也得记录，因为这世界上根本就没有什么完全意义上的大事，任何一件大事都是由若干个小事所组成的，其中某一两件小事没办好，整个事情也算黄了，很多的失败教训告诉我们，就是因为遗忘或是轻视了某些看起来微不足道的小事，从而导致了大事的失败。之所以会把这些小事遗忘，就是因为我们过于相信自己的记忆力。
　　
　　总而言之，千万别相信自己的记忆力有多好，人的记忆力是靠不住的。
    　
　　2．采取双向的工作事务交代制度，无论是老板向员工交代工作，还是员工之间相互交代工作，都必须有书面记录，并且双方都需保持记录，具体的记录形式可参考（见表1）。
    　
　　这个工作事务双向记录表若能坚持使用，将有效地解决上下级之间、同级之间交代事务时出现遗忘、错记等问题，由于是信息传递的双方均有记录，便于随时查对，并且，还可以以周或月为单位，进行核对，及时发现其中的漏记错记等情况。
    　
　　3．工作计划的上墙图表
    　
　　每位员工当前阶段究竟在做些什么事情，要通过某种形式体现出来，让老板一目了然，也让员工知道其他人都在做些什么事情。
　　
　　员工的工作事务安排可通过图表来简要体现（见表2）。
    　
　　这张表格得做的足够大，张贴在办公室的墙上，把各员工的工作事务计划、未来几天需要处理的事情集中体现在一起。
　　
　　同时，每位员工手头负责的具体工作，也需要分出个轻重缓急，这也可以通过图表来体现的（见表3）。
    　
　　这一图表可张贴在每位员工的桌子上，让员工对手头的工作一目了然。

　　落实执行
    　
　　设计制度简单，而让大家遵守制度并形成工作习惯比较难。人往往喜欢用自己以往的工作习惯来处理新问题，为了确保制度的贯彻落实，这就得需要老板带头了。例如，在开会或是员工向老板传递信息时，老板得第一时间掏出个小本子，当着员工的面马上记录下来，不能再口头说，“我知道了，我记住了”。在老板给员工发布指令时，同步在本子上做书面记录，并定期对员工的记录本进行核对。老板亲自做到位了，这对下属员工也自然有着一定的示范作用。
　　
　　同时，还得设计一定的奖罚制度，对工作事务记录及时准确的员工要给予一定的奖励，而对那些因为没有及时记录，而导致出现工作差错的员工，则要加倍处罚。
    　
　　内部沟通和信息传递的系统结构很简单，执行成本也很低，无非是每位员工发两个记录本，墙上和每位员工的办公室各有一个图表板，但要求凡事记录、定期核对。
　　
　　全部员工的全年投入也就在一两千元左右，相信绝大多数经销商企业都能够承担得起。

　　表１
　　使用人XXX
　　

　　表３